Một yêu cầu đã gửi qua email nhưng chưa được duyệt. Một công việc được giao trong nhóm chat nhưng khó tìm lại. Một văn bản có nhiều phiên bản khiến nhân viên không biết nên sử dụng bản nào.
Khi thông tin nằm rải rác giữa email, bảng tính, tin nhắn và hồ sơ giấy, CEO khó theo dõi tình hình chung. Các cấp quản lý cũng mất thời gian hỏi tiến độ, tìm tài liệu và xử lý những yêu cầu hành chính lặp lại.
E-Offix là nền tảng văn phòng số giúp doanh nghiệp tập trung việc quản lý công việc, văn bản, quy trình phê duyệt và các yêu cầu nhân sự. Với định hướng phục vụ CEO và các cấp quản lý, phần mềm hỗ trợ kết nối hoạt động điều hành với công việc hằng ngày của từng bộ phận.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng ưu đãi dùng thử miễn phí tính năng quản lý công việc trong 1 năm, đồng thời trải nghiệm tính lương qua phần mềm trong 1 tháng và được hỗ trợ chuyển đổi hệ thống miễn phí.
Vì sao quản lý công việc văn phòng cần gắn với văn bản và phê duyệt?
Một công việc trong văn phòng thường đi kèm nhiều thông tin: người phụ trách, nội dung cần thực hiện, tài liệu liên quan và quyết định phê duyệt.
Chẳng hạn, để chuẩn bị một chuyến công tác, nhân viên có thể cần gửi đề nghị, chờ quản lý xem xét và bổ sung hồ sơ. Nếu mỗi bước được xử lý trên một công cụ riêng, người quản lý phải tự kết nối thông tin để biết yêu cầu đang ở đâu và còn thiếu gì.
Vì vậy, việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc văn phòng nên bắt đầu từ những câu hỏi cụ thể:
- Công việc và yêu cầu nào đang cần được xử lý?
- Ai chịu trách nhiệm và ai có thẩm quyền phê duyệt?
- Văn bản, hồ sơ liên quan được lưu ở đâu?
- CEO cần xem tổng thể đến mức nào, còn quản lý bộ phận cần theo dõi chi tiết ra sao?
Khi những thông tin này được tổ chức trong cùng một môi trường làm việc, việc kiểm tra và phối hợp giữa các bộ phận sẽ thuận tiện hơn.
E-Offix hỗ trợ CEO và các cấp quản lý như thế nào?
Với CEO: theo dõi hoạt động và các vấn đề cần quyết định
CEO cần nắm tình hình vận hành để xác định việc cần ưu tiên, các yêu cầu đang chờ xử lý và những vấn đề cần phối hợp giữa nhiều phòng ban.
E-Offix hướng đến việc tập trung công việc, quy trình và văn bản để hỗ trợ nhu cầu điều hành đó. Thay vì tìm lại từng email hoặc hỏi qua nhiều nhóm chat, lãnh đạo có thể theo dõi thông tin trong phạm vi được phân quyền và xem xét các yêu cầu thuộc thẩm quyền của mình.
Với quản lý bộ phận: kết nối công việc với người thực hiện
Đối với trưởng phòng, trưởng nhóm và quản lý trực tiếp, nhu cầu thường cụ thể hơn: theo dõi công việc của bộ phận, xem xét đề nghị của nhân viên và kiểm tra hồ sơ liên quan trước khi quyết định.
E-Offix hỗ trợ đưa các yêu cầu này vào quy trình chung. Khi triển khai, doanh nghiệp có thể xác định rõ vai trò của người gửi, người xem xét và người phê duyệt để phù hợp với cơ cấu quản lý thực tế.
Với nhân viên: có đầu mối gửi yêu cầu rõ ràng
Nhân viên cũng cần biết sử dụng biểu mẫu nào, gửi yêu cầu đến đâu và cung cấp những thông tin gì. Việc tập trung các biểu mẫu công việc, văn bản và nhân sự giúp giảm sự phụ thuộc vào những hướng dẫn truyền miệng hoặc tin nhắn riêng.
Các nhóm tính năng của E-Offix phục vụ vận hành văn phòng
Bên cạnh quản lý công việc, E-Offix có các nhóm chức năng về văn bản và nhân sự, giúp doanh nghiệp tổ chức những quy trình thường xuyên phát sinh trong văn phòng.
Quản lý văn bản, trình ký và phê duyệt nội bộ
Nhóm chức năng văn bản bao gồm:
- Yêu cầu ký điện tử: khởi tạo đề nghị ký và chuyển đến người có trách nhiệm xem xét.
- Phát hành công văn đi: tạo yêu cầu phát hành văn bản gửi ra bên ngoài.
- Phê duyệt văn bản nội bộ: trình các tài liệu cần được kiểm tra và chấp thuận trong doanh nghiệp.
- Yêu cầu đóng dấu: gửi đề nghị sử dụng con dấu theo quy trình nội bộ.
Với các cấp quản lý, việc kết nối yêu cầu phê duyệt với văn bản liên quan giúp có thêm căn cứ khi xem xét. Doanh nghiệp cần xác định thẩm quyền, trình tự duyệt và cách sử dụng chữ ký điện tử phù hợp với từng loại hồ sơ khi thiết lập hệ thống.
Quản lý nghỉ phép, tăng ca và lịch làm việc
Các yêu cầu liên quan đến thời gian làm việc gồm:
- Đề nghị nghỉ phép.
- Đăng ký làm thêm giờ.
- Đề nghị nghỉ thai sản.
- Đề nghị nghỉ dài hạn.
- Giải trình chấm công.
- Đề nghị hưởng chế độ chăm sóc con nhỏ.
- Đề nghị thay đổi ca hoặc lịch làm việc.
Những thông tin này có liên quan trực tiếp đến việc bố trí nhân sự trong bộ phận. Khi quản lý xem xét đề nghị nghỉ hoặc thay đổi ca, họ cần đồng thời cân nhắc kế hoạch công việc và khả năng phối hợp của các thành viên.
Việc chuẩn hóa yêu cầu cũng giúp bộ phận nhân sự có cơ sở tiếp nhận và đối chiếu thông tin trước các bước xử lý tiếp theo.
Quản lý công tác, đào tạo và phúc lợi
E-Offix cung cấp các biểu mẫu cho:
- Đề nghị đi công tác.
- Đề nghị đào tạo.
- Đề nghị phúc lợi.
- Đề nghị nghỉ việc.
Mỗi nhóm yêu cầu có thể liên quan đến các bộ phận khác nhau. Ví dụ, một đề nghị đào tạo cần quản lý trực tiếp xem xét nhu cầu chuyên môn; một đề nghị nghỉ việc cần được phối hợp với công việc bàn giao và thủ tục nhân sự.
Khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp nên xác định rõ những bước phối hợp này để quy trình phản ánh đúng cách tổ chức đang vận hành.
Quản lý hồ sơ và cập nhật thông tin nhân sự
Nhóm yêu cầu về hồ sơ nhân viên gồm:
- Cấp giấy xác nhận việc làm.
- Cập nhật thông tin hồ sơ cá nhân.
- Cập nhật bằng cấp và chứng chỉ.
- Thay đổi họ tên hoặc giấy tờ định danh.
- Yêu cầu bản sao hồ sơ, tài liệu.
Thay vì tiếp nhận thông tin qua nhiều kênh, bộ phận nhân sự có thể tổ chức việc cập nhật thông qua các yêu cầu có nội dung rõ ràng. Quyền truy cập cần được thiết lập phù hợp để dữ liệu cá nhân chỉ được sử dụng trong phạm vi công việc cần thiết.
Hỗ trợ các yêu cầu về lương, thuế và bảo hiểm
Các chức năng liên quan bao gồm:
- Đăng ký người phụ thuộc.
- Thay đổi tài khoản nhận lương.
- Đề nghị giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội.
- Yêu cầu quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Tra cứu hoặc gửi thắc mắc về phiếu lương.
Đây là các yêu cầu và biểu mẫu phục vụ quy trình nhân sự. Việc có biểu mẫu trên hệ thống không đồng nghĩa mọi nghiệp vụ thuế, bảo hiểm hoặc thanh toán được tự động hoàn tất. Doanh nghiệp vẫn cần quy định trách nhiệm kiểm tra, phê duyệt và thực hiện nghiệp vụ tương ứng.
Trải nghiệm tính lương qua phần mềm trong 1 tháng
Tính lương có sự liên quan giữa dữ liệu nhân sự, chấm công, nghỉ phép, tăng ca và các quy định riêng của doanh nghiệp.
Chương trình trải nghiệm tính lương qua E-Offix trong 1 tháng giúp doanh nghiệp có cơ hội đánh giá phần mềm trên một kỳ lương thực tế, từ khâu chuẩn bị dữ liệu đến việc kiểm tra kết quả.
Trong quá trình trải nghiệm, bộ phận nhân sự và người có trách nhiệm nên đối chiếu kết quả với phương pháp đang sử dụng, rà soát các trường hợp đặc thù và xác nhận cách thiết lập phù hợp trước khi áp dụng chính thức.
CEO và quản lý bộ phận cũng có thể xem xét cách phối hợp giữa việc duyệt nghỉ phép, tăng ca, giải trình chấm công và thời điểm chốt dữ liệu.
Chuyển từ phần mềm hiện tại sang E-Offix: hỗ trợ di chuyển dữ liệu và thiết lập miễn phí
Một mối quan tâm khi thay đổi phần mềm là dữ liệu đang có sẽ được xử lý như thế nào và đội ngũ cần bắt đầu lại từ đâu.
E-Offix cung cấp ưu đãi miễn phí chuyển đổi từ phần mềm hiện tại, bao gồm di chuyển dữ liệu và thiết lập hệ thống.
Để việc chuyển đổi có cơ sở rõ ràng, doanh nghiệp nên cùng đội ngũ triển khai rà soát nguồn dữ liệu, cấu trúc hồ sơ, cơ cấu phòng ban, quyền truy cập và quy trình phê duyệt cần sử dụng. Dữ liệu sau khi chuyển cần được kiểm tra trước khi đưa vào vận hành.
Cách chuẩn bị này giúp doanh nghiệp tận dụng được thông tin đã có và xác định sớm những nội dung cần làm sạch hoặc bổ sung.
Bắt đầu quản lý công việc văn phòng với E-Offix
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ nhu cầu gần nhất: theo dõi công việc trong một bộ phận, quản lý văn bản hoặc chuẩn hóa một nhóm yêu cầu phê duyệt. Từ trải nghiệm thực tế, CEO và các cấp quản lý có thể đánh giá mức độ phù hợp trước khi mở rộng phạm vi sử dụng.
Các ưu đãi trải nghiệm E-Offix gồm:
- Miễn phí dùng thử tính năng quản lý công việc trong 1 năm.
- Trải nghiệm tính lương qua phần mềm trong 1 tháng.
- Miễn phí chuyển đổi từ phần mềm hiện tại sang E-Offix, bao gồm di chuyển dữ liệu và thiết lập hệ thống.
Tìm hiểu nền tảng E-Offix hoặc liên hệ FIX Solutions để đăng ký trải nghiệm. Hãy chia sẻ cách doanh nghiệp đang quản lý công việc, văn bản và nhân sự để đội ngũ tư vấn cùng xác định điểm bắt đầu phù hợp.
